Про затвердження Положення про Порядок розгляду звернень громадян у Семенівській сільській раді та її виконавчих органах

Україна

СЕМЕНІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

БЕРДИЧІВСЬКОГО РАЙОНУ  

ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

     Р І Ш Е Н Н Я

від   13  грудня 2018 року                                                                  №  149           

Про затвердження Положення

про Порядок розгляду звернень

громадян у Семенівській сільській раді

та її виконавчих органах

Відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» та з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до Семенівської сільської ради та її виконавчих органів, підпункту 1 пункту «б» частини 1 статті 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконком сільської ради

ВИРІШИВ:

1. Затвердити Положення про Порядок   розгляду звернень громадян у Семенівській сільській раді та її виконавчих органах, ( додаток ).

2. Організацію виконання даного рішення покласти на начальника відділу організаційно-кадрової, правової роботи та з питань діловодства Осадчук Ю.С.

Сільський голова                                                                 Н.В.Семенюк

Додаток

                                                                                                               до рішення виконавчого

                                                                                                           комітету сільської ради

від 13.12.2018 р. № 149

Положення про Порядок розгляду звернень громадян у Семенівській сільській раді

І. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає алгоритм ведення діловодства за зверненнями громадян в Семенівській сільській раді.

1.2. Цей Порядок розроблена згідно із Законом України „Про звернення громадян”, Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”.

1.3. У даному Порядку терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України „Про звернення громадян”.

1.4. Діловодство за зверненнями громадян у Семенівській сільській раді ведеться окремо від і покладається на Відділ організаційно-кадрової, правової роботи та з питань діловодства Семенівської сільської ради.

1.5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14, 15 та 16 Закону України „Про звернення громадян”.

1.6. Порядок розгляду звернень громадян, які містять відомості, що становлять державну таємницю, яка охороняється законом, визначається нормативно-правовими актами. 

ІІ. Реєстрація, облік та попередній розгляд звернень громадян

2.1. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) усно на особистому прийомі, у письмовій формі або надіслане поштою. Також письмові звернення в електронній формі направляються на спеціально визначену адресу електронної пошти Семенівської сільської ради для відправлення письмових звернень громадян у електронній формі:semenivka.otg@ukr.net.

2.2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, передбачених частинами другою, третьою та п’ятою статті 5 Закону України „Про звернення громадян”.

Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України „Про звернення громадян”.

2.3. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються й повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачені статтею 17 Закону України „Про звернення громадян”, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

2.4. Реєстрація звернень громадян в Семенівській сільській раді покладається на спеціально призначених для цього осіб проводиться з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.

2.5. Усі письмові звернення громадян реєструються у журналі реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян (додаток 1).

Після реєстрації зверненнь  у журналі реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян проставляється реєстраційний індекс шляхом нанесення його в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

На вимогу громадянина, який подав звернення на першому аркуші копії звернення проставляється відмітка із зазначенням дати прийняття звернення, реєстраційного індексу, прізвища та підпису особи, яка приймає звернення. Така копія повертається громадянинові.

2.6. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника.

2.7. Звернення, подані громадянами на особистому прийомі, в тому числі усні, також підлягають реєстрації в журналах особистого прийому .

2.8. На кожне звернення створюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 2), яка є внутрішнім документом, що використовується виключно в межах сільської ради.

2.9. Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом зі зверненням.

2.10. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, На  верхньому  полі  першого аркуша повторних пропозицій,заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться  позначка"ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

2.11. Якщо про результати розгляду звернення, крім громадянина, необхідно повідомити іншу організацію або якщо виконання звернення контролюється керівництвом облдержадміністрації, перший аркуш контрольованого звернення позначається словом „Контроль” або літерою “К”.

ІII. Розгляд письмових звернень громадян та

складання листів-відповідей

3.1. Розгляд письмових звернень громадян.

3.1.1.Працівники Відділу відповідального за розгляд звернень громадян подають звернення на  резолюцію сільського голови.

 Подальший розгляд звернень громадян  здійснюється визначеним в резалюції виконавцем.

У разі коли розгляд звернення доручено кільком виконавцям, головною є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідають усі вказані в резолюції виконавці.

3.1.2. Відповідно до Закону України „Про звернення громадян” забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим підвідомчим підрозділам або посадовим особам сільської ради, дії чи рішення яких оскаржуються.

3.1.3. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.

3.2. Складання листів-відповідей на звернення громадян:

3.2.1. Листи-відповіді на звернення громадян оформлюються на бланку Семенівської сільської ради.

3.2.2. Листи-відповіді підписуються сільським головою чи заступником сільського голови з пимтань діяльності виконавчих органів ради відповідно до розподілу обов’язків.

3.2.3. Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.

3.2.4. Працівник, відповідальний за розгляд звернень, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов'язаний через відділ організаційно-кадрової,правової роботи та з питань діловодства, передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі нерозглянуті звернення громадян.

3.2.5. Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян, здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства у сільській раді.

3.2.6. Для відправки листів-відповідей на звернення громадян особи, відповідальні за ведення діловодства в сільській раді, здійснюють упакування цих листів у конверти, на яких зазначають адресу заявника, якому адресовано лист-відповідь.

                          IV. Організація особистого прийому громадян  

4.1. Особистий прийом громадян здійснюється головою облдержадміністрації, його заступниками, керівниками відділів, управлінь, інших структурних підрозділів облдержадміністрації згідно з затвердженими графіками.

 4.2. Графік особистого прийому громадян керівництвом облдержадміністрації містить дані про місце проведення, дні та години прийому, затверджується головою облдержадміністрації, оприлюднюється через засоби масової інформації.
 Виїзні прийоми громадян здійснюються відповідно до графіка, затвердженого головою облдержадміністрації.

4.3. Якщо питання, порушене в усному зверненні, вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо, то таке звернення направляється на виконання відповідним службам, а громадянин за результатами його розгляду отримує від облдержадміністрації або від зазначених служб відповідь у терміни, визначені статтею 20 Закону України “Про звернення громадян”.
 4.4. За бажанням громадянина відповідь на його звернення на особистому прийомі може бути як письмова, так і усна.
 4.5. Письмова відповідь за результатами особистого прийому готується згідно з вимогами, передбаченими пунктами 8, 9, 10 цього Порядку.

V. Термін розгляду звернень громадян та інформаційних запитів

5.1. Звернення громадян, розглядаються в терміни, передбачені статтею 20 Закону України „Про звернення громадян”.

5.2. Термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється в календарних днях починаючи з дати надходження (реєстрації), з якої починається строк, по день присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді та направлення його заявнику. Якщо останній день терміну розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем терміну вважається перший після нього робочий день.

5.3. Звернення, взяті на контроль, виконуються в терміни, встановлені контролюючим органом.

5.4. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції Семенівської сільської ради та її відділів, в такому випадку відповідальна особа по зверненнях громадян у 5-денний строк надсилає його за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформується громадянина, який подав звернення.

5.5. Звернення громадян, що надійшли від народних депутатів України, розглядаються відповідно до вимог та в порядку, визначеному Законом України „Про статус народного депутата України”.

5.6. Інформаційні запити на отримання публічної інформації розглядаються в строки, встановлені статтею 20 Закону України „Про доступ до публічної інформації”.

VІ. Контроль за розглядом звернень громадян

6.1. Контроль за розглядом звернень громадян покладається на  керівників відділів Семенівської сільської ради, які зобов'язані забезпечити своєчасний, правильний і повний розгляд звернень громадян та виконання прийнятих щодо них рішень.

6.2. Звернення громадян, на які надано попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні.

Рішення про зняття звернення з контролю приймає посадова особа, яка прийняла рішення про встановлення контролю.

6.3. Усі інші звернення громадян знімаються з контролю після надання відповіді заявникові.

VIІ. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян

7.1. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті відповідальній особі, які ведуть діловодство за пропозиціями,  заявами і скаргами, для формування справи,  картотек,  банку даних.  Формування і зберігання справ  у виконавців забороняється.

7.2. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожне звернення громадянина з додатками та усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу і вміщується у м'яку обкладинку . У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Обкладинка справи оформлюється за формою, встановленою додатком 6 до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, від 14 квітня 1997 року № 348.

7.3. В Семенівській сільській раді зберігають звернення громадян для надання довідок і використання в інших цілях протягом часу, визначеного номенклатурою справ. 

7.4.Начальник відділу організаційно-кадрової, правової роботи та з питань діловодства  Семенівської сільської ради та  працівники відділів зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати, враховувати в подальшій роботі викладені в зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин, які призвели до порушення прав громадян.

7.5. Особи, відповідальні за ведення діловодства в Семенівськійсільської ради, щокварталу до 5 числа наступного за звітним періодом місяця готують звіт щодо кількості звернень громадян та результати їх розгляду .

Начальник відділу                                              Ю.С.Осадчук

 Додаток 1

                                                                                     До Положення

ЖУРНАЛ 
 реєстрації звернень громадян